Polityka Prywatności i Danych
Polityka Prywatności i Danych
Regulacje dotyczące danych osobowych w relacji między Klientem jako Administratorem Danych a Parcel4you jako Podmiotem Przetwarzającym Dane
Wersja 1.0 obowiązująca od 25 maja 2018 r.
Regulacje dotyczące danych osobowych mające zastosowanie do umowy o świadczenie usług zawartej z Parcel4you.
1. Regulacje dotyczące ochrony danych osobowych
Relacja między Klientem jako Administratorem Danych a spółkami Grupy Parcel4you (dalej: Parcel4you) jako Podmiotem Przetwarzającym Dane.
1.1 Umowa zawarta między Klientem a Parcel4you dotyczy świadczenia usług dostawy przesyłek dla klientów Klienta i w ramach tej współpracy Parcel4you przetwarza różne dane osobowe w imieniu Klienta. Obejmuje to dane dotyczące klientów Klienta, tj. osób będących odbiorcami przesyłek.
Niniejszy punkt 1 reguluje relację między Administratorem Danych (Klientem) a Podmiotem Przetwarzającym Dane (Parcel4you) w odniesieniu do regulacji dotyczących danych osobowych.
1.2 Przetwarzane dane osobowe
1.2.1 Podmiot Przetwarzający Dane, w ramach świadczenia usług, ma dostęp i przetwarza w imieniu Administratora Danych następujące dane:
Imię i nazwisko, adres, e-mail oraz numer telefonu osób odbierających przesyłki.
W niektórych przypadkach także informacje o rodzaju wysyłanego towaru oraz jego wartości/cenie.
1.3 Cel i zakres przetwarzania danych osobowych
1.3.1 W ramach świadczenia usług dostawy przesyłek, Podmiot Przetwarzający Dane przechowuje, przekazuje oraz udostępnia informacje odpowiednim podmiotom trzecim (podprocesorom), takim jak firmy kurierskie realizujące dostawy na rzecz Administratora Danych, oraz ewentualnie organom celnym (w przypadku przesyłek międzynarodowych).
1.3.2 Celem przetwarzania danych osobowych jest realizacja procesów dostawy przesyłek Administratora Danych.
1.3.3 Podmiot Przetwarzający Dane może przetwarzać dane osobowe wyłącznie w zakresie niezbędnym do realizacji usług dostawy lub gdy wymagają tego przepisy prawa.
1.3.4 (O ile nie ustalono inaczej) Dane osobowe przekazywane firmom kurierskim są przekazywane za pośrednictwem Parcel4you, który pełni funkcję pośrednika.
1.4 Obowiązki Podmiotu Przetwarzającego Dane
1.4.1 Podmiot Przetwarzający Dane może przetwarzać dane osobowe wyłącznie zgodnie z instrukcjami Administratora Danych zawartymi w umowie o świadczenie usług dostawy.
1.4.2 Podmiot Przetwarzający Dane zobowiązany jest do przestrzegania obowiązujących przepisów o ochronie danych osobowych i niezwłocznie informuje Administratora Danych, jeśli uzna, że jego instrukcje naruszają RODO lub przepisy prawa duńskiego.
1.4.3 Podmiot Przetwarzający Dane stosuje odpowiednie techniczne i organizacyjne środki bezpieczeństwa chroniące dane osobowe przed zniszczeniem, utratą, naruszeniem integralności, ujawnieniem osobom nieuprawnionym lub niezgodnym przetwarzaniem.
1.4.4 Podmiot Przetwarzający Dane niezwłocznie informuje Administratora Danych o każdym naruszeniu danych osobowych, wskazując:
Charakter naruszenia,
Typ i liczbę osób, których dane dotyczą, oraz rodzaj danych,
Środki zaradcze podjęte lub proponowane,
Prawdopodobne konsekwencje naruszenia.
1.4.5 Na żądanie Administratora Danych, Podmiot Przetwarzający Dane dostarcza informacje potwierdzające stosowanie odpowiednich środków bezpieczeństwa.
1.4.6 Podmiot Przetwarzający Dane umożliwia audyty (w tym inspekcje) prowadzone przez Administratora Danych lub audytora upoważnionego przez Administratora, na koszt Administratora Danych.
1.4.7 Podmiot Przetwarzający Dane zapewnia, że osoby upoważnione do przetwarzania danych osobowych są zobowiązane do zachowania poufności.
1.4.8 W przypadku, gdy osoba, której dane dotyczą, zwróci się do Podmiotu Przetwarzającego Dane o dostęp do swoich danych osobowych, wniosek ten zostanie niezwłocznie przekazany Administratorowi Danych.
1.4.9 Podmiot Przetwarzający Dane wspiera Administratora w realizacji obowiązków wynikających z rozdziału III RODO, w tym w obsłudze wniosków osób, których dane dotyczą.
1.5 Przekazywanie danych do podprocesorów lub stron trzecich
1.5.1 Parcel4you ma prawo przekazywać dane osobowe podprocesorom (firmom kurierskim) oraz organom celnym.
1.5.2 W innych przypadkach dane mogą być przekazywane tylko po uprzedniej zgodzie Administratora Danych, chyba że przepisy prawa stanowią inaczej.
1.5.3 Podmiot Przetwarzający Dane podpisze z podprocesorami umowy zapewniające poziom ochrony danych nie niższy niż wynikający z niniejszej umowy.
1.5.4 Administrator Danych akceptuje możliwość rozszerzenia lub zmiany podprocesorów w celu realizacji umowy o świadczenie usług.
1.5.5 Dane osobowe nie mogą być przekazywane do krajów trzecich nieuznanych przez Komisję Europejską za bezpieczne.
1.5.6 W przypadku przekazywania danych podprocesorom zagranicznym, muszą oni przestrzegać RODO oraz lokalnych przepisów ochrony danych.
1.6 Czas przetwarzania danych
1.6.1 Przetwarzanie danych trwa przez okres obowiązywania umowy o świadczenie usług.
1.6.2 Po zakończeniu umowy, Podmiot Przetwarzający Dane pozostaje zobowiązany do ochrony danych, dopóki posiada do nich dostęp.
1.6.3 Po zakończeniu współpracy, Podmiot Przetwarzający Dane zobowiązany jest do usunięcia kopii zapasowych oraz wszystkich danych osobowych.
1.6.4 Jednakże zgodnie z Duńską Ustawą o Rachunkowości, dane osobowe dotyczące przesyłek będą przechowywane przez okres do 5 lat od końca roku przesyłki, po czym dane zostaną usunięte (pozostanie jedynie typ towaru, wartość/cena i kraj odbiorcy).
2. Prawo właściwe i jurysdykcja
2.1 Niniejsza umowa podlega prawu duńskiemu.
2.2 Wszelkie roszczenia lub spory wynikające z niniejszej umowy będą w pierwszej kolejności rozwiązywane na drodze negocjacji. W przypadku braku porozumienia, spór zostanie rozstrzygnięty przez Sąd w Viborg.
W przypadku pytań dotyczących naszej polityki ochrony danych osobowych, prosimy o kontakt z naszym menedżerem ds. ochrony danych: dataprotection@parcel4you.com.
Podsumowanie najważniejszych punktów:
Link Parcel4you działa jako Podmiot Przetwarzający Dane w imieniu Klienta (Administratora Danych).
Dane osobowe są wykorzystywane wyłącznie w celu realizacji usług dostawy przesyłek.
W przypadku naruszenia danych osobowych Parcel4you niezwłocznie informuje Klienta.
Dane są przechowywane przez maksymalnie 5 lat w celach księgowych po zakończeniu współpracy.
Spory rozstrzygane są według prawa duńskiego przez sąd w Viborg.